وظائف سكرتارية مطلوب سكرتير تنفيذي متميز للعمل مع شركة كبرى في مكة المكرمة

نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي ذو خبرة للانضمام الى فريقنا بمنطقة مكة المكرمة حي جعرانة - ستكون مسؤولياتك تنظيم المواعيد واعداد المذكرات إجراء المراسلات وحضور الاجتماعات تحرير المحاضر اعداد وتقديم تقارير العمل تنظيم مواعيد المدير وتذكيره بها التعامل مع الاستفسارات والرد عليها ايصال البريد والمراسلات للمدير الرد على المكالمات الهاتفية واستقبال الرسائل. تنظيم الاجتماعات وإدارة اليوميات. حجز عمليات التنقل.المهام والمسئوليات:تنسيق وتنظيم جدول أعمال المدير التنفيذي بما في ذلك الاجتماعات، والمقابلات، والسفر. التأكد من تحديث الجدول الزمني بانتظام وإبلاغ المدير بأي تغييرات. تنظيم وتحضير الوثائق والعروض التقديمية المطلوبة للاجتماعات. التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة، وتنظيمها بحسب الأولوية. إدارة البريد الإلكتروني وتصفية الرسائل الهامة وإعداد الردود أو إعادة توجيهها حسب الحاجة. إعداد وتجهيز المراسلات والوثائق الرسمية بالتنسيق مع المدير التنفيذي. تنظيم وترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك تحضير جدول الأعمال وحجز الأماكن. التأكد من توفر جميع المستلزمات اللازمة للاجتماعات مثل العروض التقديمية والمستندات. متابعة وتسجيل ملاحظات الاجتماعات وتوزيعها على الأطراف المعنية. تنظيم الملفات والوثائق الخاصة بالمدير التنفيذي بطريقة منظمة وسهلة الوصول. تحديث السجلات والتأكد من الاحتفاظ بنسخ احتياطية للمستندات الهامة. الحفاظ على سرية المعلومات والملفات الحساسة. تنظيم وترتيب إجراءات السفر، بما في ذلك حجز التذاكر، وترتيب الإقامة، وإعداد جداول السفر. إعداد وتقديم تقارير المصاريف للرحلات وإدارة التعويضات المالية. التنسيق مع الجهات المعنية لضمان سير الرحلات بسلاسة. تنفيذ مهام إدارية إضافية مثل طلب اللوازم المكتبية، وإدارة البريد والرسائل. المساعدة في إعداد التقارير والمواد الأخرى المطلوبة من قبل المدير التنفيذي. تقديم الدعم في تنظيم الفعاليات الخاصة بالشركة مثل الاجتماعات العامة وورش العمل.المهارات:دقة واهتمام بالتفاصيل، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترافية. مهارات تواصل قوية (كتابية وشفهية) باللغتين العربية والإنجليزية. قدرة على العمل بمرونة وتحمل ضغوط العمل. قدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.الشروط:شهادة في إدارة الأعمال، السكرتارية التنفيذية، أو مجال ذي صلة. إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) وأنظمة إدارة المكاتب. مهارات تنظيمية وإدارية قوية، مع القدرة على إدارة المهام المتعددة. لديه خبرة واسعة في تنظيم الأعمال الادارية. اتقان اللغة الانجليزية تحدثا وكتابة. مهارات تنظيم وإدارة الوقت بفعالية. القدرة على التعامل مع مهام متعددة وبكفاءة عالية.المزايا:الراتب ممتاز. مكافآت وحوافز. فرص التطور المهني..